業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求

目前X公司所有的憑證均為以分錄的形式逐筆手工錄入，這種方式是一種模擬手工的記帳方式，使用這種方式對記帳人員的財務(wù)水平要求較高，而且不能對原始單據(jù)進行詳細規(guī)范的記錄，所記錄的信息可以說只是對原始單據(jù)的一個索引，憑證與原始單據(jù)的聯(lián)系不能明確反映；當前X公司財務(wù)部使用的用友系統(tǒng)對重復(fù)性的憑證和規(guī)律性較強的分攤等憑證不能自動處理，增加了手工勞動的工作量。（對重復(fù)憑證和分攤憑證重點了解一下）

解決方案

本項事務(wù)財務(wù)總流程中的將其他會計事務(wù)制單、復(fù)核并輸入到系統(tǒng)節(jié)點處理，由總帳會計負責。

根據(jù)會計業(yè)務(wù)的需要，Oracle ERP總帳系統(tǒng)支持多種會計憑證的錄入：可以創(chuàng)建成批分攤憑證、周期性重復(fù)憑證、反沖憑證、手工的會計憑證、從Oracle的應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)、采購、銷售等子系統(tǒng)中引入的會計憑證。

將來憑證錄入方式可分如下幾類：

引入憑證：由于Oracle ERP管理信息系統(tǒng)是一個大型的集成系統(tǒng)，大量業(yè)務(wù)的原始憑證都通過相關(guān)業(yè)務(wù)子模塊錄入、維護及相關(guān)處理，然后將其帳務(wù)信息以憑證的方式傳遞至總帳，在總帳中完成帳務(wù)核算。引入憑證的來源有：應(yīng)收款、應(yīng)付款、資產(chǎn)、庫存、制造等。

手工憑證：直接在總帳中錄入的憑證是與其他模塊無直接銜接關(guān)系、屬于客戶未購買的模塊事務(wù)或客戶希望在總帳中處理的會計業(yè)務(wù)。

周期性重復(fù)性憑證：重復(fù)憑證基本上包括三種類型：即固定數(shù)據(jù)、 固定格式（每月只需錄入數(shù)據(jù)）和固定公式的。屬于這種類型憑證的業(yè)務(wù)往往有待攤費用的分攤、預(yù)提費用的計提、工資、福利費計提、計提各種稅費。對這類憑證，在定義好重復(fù)憑證的模板后，系統(tǒng)即可在需要的時候運行生成。

成批分攤性憑證：可根據(jù)已定義的分攤規(guī)則，按其分攤規(guī)則進行分攤的記帳憑證。如：將期間費用分配到相關(guān)部門。

反沖憑證：對錯誤分錄進行反沖的憑證，系統(tǒng)提供了可以任意選擇的借貸方向相反和改變符號(負數(shù)金額表示，紅字)兩種方法。

業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

目前X公司的財務(wù)主要使用用友財務(wù)軟件系統(tǒng)，對于憑證只有月底一次過帳，只是由財務(wù)人員對已審核過的會計憑證進行輸入動作。對憑證的調(diào)整，在未登帳前，可通過復(fù)核對原憑證進行修改，對登帳后且已關(guān)帳的調(diào)整，只能通過手工編制的憑證來調(diào)整。

當前X公司也設(shè)立了審核崗位對未過帳的憑證進行逐筆審批。

解決方案

本項事務(wù)由財務(wù)總流程中的過帳節(jié)點處理，由總帳會計負責。

Oracle對于憑證的管理具有一定的跟蹤性，通過對財務(wù)人員職責的設(shè)置，能夠了解到對于一張憑證從制作錄入到調(diào)整過帳的人員及時間的記錄，從而保留了對憑證從制作到過帳的整體流程。

對于憑證的審核，由于大量的業(yè)務(wù)憑證是由子系統(tǒng)進行維護的，在子系統(tǒng)進入Oracle總帳之前已在子系統(tǒng)中對于自動憑證規(guī)則進行了設(shè)置，對于憑證的正確性審核，是從以下幾個方面進行的：

（1）對于子系統(tǒng)自動會計規(guī)則的審核，這一步是在系統(tǒng)設(shè)置之初已經(jīng)完成。（在實施的時候要完成這項工作）

（2）對于業(yè)務(wù)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審核，在憑證引入至總分類帳以前在子系統(tǒng)已經(jīng)完成，所以在總分類帳中將不對這些憑證進行審批。

（3）對于帳務(wù)平衡性的審核，一旦發(fā)現(xiàn)帳務(wù)不平衡，則不允許登帳業(yè)務(wù)進行。

因此，系統(tǒng)從以上三個方面細化了對于憑證審核的工作，但不只是在憑證層次上對憑證進行審核。

對于總帳中手工輸入的憑證，可以通過定義審批流程或?qū)徟鷮哟蔚姆绞酵瓿墒止ぽ斎霊{證的審核的工作。審批層次如下：

對于憑證的調(diào)整，由于其調(diào)整時間的不同，Oracle建立了不同的工作方法：

（1）憑證未過帳前：未過帳以前，Oracle允許對憑證進行修改和調(diào)整。

（2）憑證已過帳后：將原有錯誤的憑證進行自動紅沖處理，產(chǎn)生相應(yīng)的紅沖憑證（沖銷的方法有切換借貸項和改變符號兩種，可以任選）。再根據(jù)正確的會計業(yè)務(wù)重新編制記帳憑證。

5、在使用Oracle Document Sequence的前提下，無論是未過帳或已過帳的憑證，系統(tǒng)都不允許對憑證進行刪除動作，從而避免憑證編號的跳號問題。

6、對于憑證的過帳，Oracle總帳是按憑證批進行過帳的。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文