一、采購業務概述           

采購，是指單位為了滿足物品（原材料、固定資產、辦公用品等）或勞務（技術、服務等）等需要進行的各項經濟業務活動。在社會化大生產的環境下，任何單位要維持正常的生產或經營，都必須進行采購經濟業務活動，可以說，采購是各單位經濟活動中最頻繁的、最常見的表現形式之一。采購與付款業務是企業經營活動的首要環節，它與生產、銷售計劃密切聯系，業務發生頻繁,工作量大，運行環節多，直接導致貨幣資金的支出或對外負債的增加，容易產生管理漏洞。建立完善的采購業務內部控制制度，可以保證采購付款業務循環有效運行，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，發現并糾正錯誤，防止欺詐和舞弊行為，及時準確提供采購業務的會計信息，使企業在采購、付款環節獲得最大經濟效益。設計采購業務的內部控制制度，就是依據企業的生產經營特點，針對采購業務的工作特性，設計出規范整個業務流程和每個關鍵控制點的規定、方法、措施等，并規范執行，嚴格監督。    

 

二、采購業務內部控制的目標     

采購是存貨管理的第一環節，它與生產和銷售計劃聯系密切，它直接導致貨幣資金的支出或對外負債的增加，容易產生管理漏洞。對于生產企業來說，采購是生產的準備階段，為了生產適銷對路的盈利 產品，必須采購生產適用、價格公道、質量合格的原材料。對于流通企業來說，要使企業獲得盡可能多的銷售收入，必須采購適銷對路且價格公道的商品。      

1、存貨的采購要與生產、銷售業務的要求保持一致；  　  

2、貨幣資金的支付或負債的增加必須以獲得品質優良存貨為前提,保持貨款支付或負債增加的真實性與合理性；  　  

3、合理揭示企業應享有的購貨折扣與折讓；  　　

4、防止采購環節中違法亂紀、侵吞企業利益等不法行為的發生；  　  

5、保證采購業務在內、外部各環節的運行通暢和高效率； 

6、及時、準確提供存貨采購的會計信息。     

 

三、采購業務內部控制應遵循的原則       

設計采購業務內部控制制度最基本的原則是實事求是，“因企制宜”，靈活兼顧。      

1、相互牽制原則。一項完整的采購業務，如果是經過兩個以上的有相互制約環節對其進行監督和核查，其發生錯弊現象的可能性就很小。就具體內控措施來說，相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個方面的制約關系。從橫向關系來講，完成某個環節的工作需有來自彼此獨立的兩個部門或人員協調運作、相互監督、相互制約、相互證明；從縱向關系來講，完成某個工作需經過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環節，以使下級受上級監督，上級受下級牽制。例如，在材料采購控制系統中，采購部門只有憑領導審批后的采購單或合同（縱向牽制）進行采購，而采購的材料必需經過驗收（橫向牽制）后，才能辦理有關手續。  因而只有經過橫向關系和縱向關系的核查和制約，才使發生的錯弊減少到最低程度，或者即使發生問題，也易盡早發現，及時糾正。         

2、成本效益原則。企業最關心的是經濟效益，如果單純從控制的角度來考慮，參與控制的人員和環節越多，控制措施越嚴密，控制的效果就越好，其發生的錯弊現象就越少，但因控制活動造成的控制成本就越高。因此，在設計采購業務內部控制時，一定要考慮控制投入成本和控制產出效益之比，要根據企業自身經營的實際情況，權衡實施成本與預期效益科學設立，力爭以最小的控制成本取得最大的控制效果。          

3、崗位責任原則。采購業務內部控制的設立是與企業的管理模式緊密聯系的，企業按照其推行的管理模式設立工作崗位，并賦予其責、權、利，規定相應的操作規程和處理程序。在設置崗位時必須考慮到授權崗位和執行崗位的分離、執行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職責的劃分，各部門和人員之間相互審查、核對和制衡，避免一個人控制一項交易的各個環節，以防止員工的舞弊行為。     

4、協調配合原則。設計采購業務內部控制制度要有利于各部門之間、人員之間相互配合、協調同步、緊密銜接，避免只管相互牽制而不顧辦事效率的做法，導致不必要的扯皮和脫節現象。為此，必須做到既相互牽制，又相互協調，保證經營管理活動連續、有效地進行。     

 

四、采購業務內部控制制度的設計         

（一）、職務分離制度。采購環節中的主要業務有提交請購單、編制計劃、審批計劃、市場調研、招標投標、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業務中需要進行職務分離的主要有： 

1、生產或銷售部門根據生產使用量或銷售需要量提出需要采購的物資品種和數量，倉儲部門依據提供的需采購物資品種、數量及現有庫存量，制定采購計劃，報預算管理部門審批，然后由采購部門依據經管部門提供的市場調研報告進行公開詢價。 

2、由生產或銷售部門、采購部門、財務部門和法律部門、經營管理部門共同組織招標投標來選擇供應商，并會同供貨單位簽訂采購合同。 

3、物資的采購人員不能同時負責所購物資的質檢、驗收、保管。 

4、物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負責會計記錄。 

5、采購人員應與負責付款審批的人員相分離。 

6、審核付款人員應與付款人員相分離。 

7、記錄應付賬款的人員應與出納人員相分離。 

【案例】沈某在擔任北京某A公司工程處主任期間，用向他人索要空白合同及商業零售發票，偽造購銷合同，虛構了購買350萬元電力電纜的事實，并指令保管員填寫虛假的材料入庫單，又用寫有150萬和200萬的兩張空白發票平帳。并到財務報銷。 

從案例看出沈某之所以能貪污350萬，除其自身道德因素外，還表明A公司采購流程內部存在嚴重問題。 

1、電力電纜的請購審批和實際執行全由沈某一人完成，沒有達到上述不相容職務相互牽制的問題，為虛假采購創造空間。 

2、采購和驗收沒有形成牽制。在采購過程中，采購人員不能同時擔任驗收職務，否則可能會造成采購人員購買假冒偽劣產品，本案例中雖然采購人和驗收人為兩個人，但由于保管員受沈某控制，實際上采購職務和驗收職務沒有起到相互牽制的作用，造成材料虛假入庫。給公司造成重大損失。     

 

（二）、請購單控制制度。在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據未來一定期間的需要量，以填制“物資需求單”的方式提前通知物資保管部門，“物資需求單”有使用部門的制單、審核、批準人員簽字。保管部門根據使用部門提供的需要量，再根據現有物資的庫存量計算出請購量，正式提交“物資請購單”。經過物資保管部門主管簽字的請購單報預算管理部門審批并會同采購部門、財務部門、確認制定采購計劃。財務部門根據資金使用情況簽署執行意見，采購部門將采購計劃報主管領導批準、存檔備案并辦理招標訂貨手續。    

 

（三）、審批控制制度。根據企業生產、使用情況的實際需求，兼顧所需物資的特性，結合現有庫存情況，制定出品種、數量、交貨期較高準確性的采購計劃，上報經營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由經理辦公會審批。對于計劃內的采購項目，具有請購權的部門應嚴格按照計劃執行進度辦理請購手續；對于超計劃和計劃外代購項目,具有請購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再辦理請購手續,并報審批人審批，審批人根據其職責、權限以及實際需要進行審批。    

 

（四）、訂貨控制制度。經管部門提供附有供應商的價格表、質量等級、供應量、電話、地址的市場調研報告，并定期對供應商的信譽、價格、質量進行評估，建立包括價格、質量標準、折扣、付款條件、供應商信譽、電話、地址等供應商檔案，從中篩選質量好、價格低、信譽好的供應商，由生產或銷售部門、采購部門、財務部門、法律部門共同進行招標投標，最終確定供應商。采購部門具體辦理訂貨手續簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產、銷售、保管和會計等有關部門，以備合理安排生產、銷售、收貨和付款。企業對物資采購每年進行一次招投標，以增加現有供應商的競爭意識。 

 

（五）、貨物驗收控制制度。企業所訂購的貨物運到后先入驗收庫由業務部門開具入庫通知單、驗收單。質檢部門按照國家標準、行業標準、企業標準進行質量檢驗，各類物資必須具備各種規定資質。驗收合格后出具“質量檢驗合格單”或在驗收單上加蓋“質檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報告，及時向供應商提出異議。驗收人員根據入庫通知單、驗收單及所附有關質量證明書、合格證、技術圖紙、裝箱單、過磅單、發貨明細對貨物進行數量、質量驗收。驗收無誤在驗收單加蓋“驗訖”章。驗收中發現數量、質量不符或數量短缺、損壞、無質量證明和技術資料等無法驗收時，及時向供應主管書面報告。采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗收單、采購合同以及發票送到財務部門進行報賬，物資會計要對所送來的單據核對、整理，無誤后編制掛賬通知單。     

 

（六）、貨款支付控制制度。由采購請購單、訂貨單和驗收單共同構成的收貨業務完成后，會計部門就取得了供貨方的發票、驗收單和采購合同等表示貨物已經驗收入庫并應支付貨款或應付賬款已經發生的原始憑證。這些原始憑證經過審核無誤后，會計部門應該連續編號、及時、準確記錄物資的增加和銀行存款、預付賬款的減少或應付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發票中扣除后再辦理結算。對物資的核算，必須根據企業的整體管理要求設置一級賬戶和明細賬戶并正確地進行記錄。會計正確地進行計量并記入適當的賬戶和適當的期間，由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應付賬款，已到期的應付賬款須經有關授權人審批后方可辦理貨款結算與支付。    

 

（七）、會計稽核與對賬制度。它一方面要求，無論是貨款的支付，還是應付賬款發生的記錄，對進貨業務涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經過稽核人員或會計主管審核后方能記賬；另一方面要求，對進貨業務發生的應付賬款必須及時、定期地與客戶對賬，防止債務虛列及由此造成的業務人員舞弊行為。           

 

五、采購業務內部控制存在的風險 

（一） 采購合同方面的風險  材料采購合同是以材料、設備等為標的的支出性經濟合同。材料采購合同無論在數量上還是金額上都占經濟合同中的大部分比例，其簽訂是否合理合法、履行是否到位，在一定程度上會引起企業成本與資金的波動，從而影響企業的經濟效益，目前公司材料采購合同在簽訂、履行、結算等方面存在著一定的漏洞，主要表現在以下幾個方面： 

（1） 簽訂虛假經濟合同，套取資金。材料采購合同主要是由企業的計劃部門和物資等相關部門負責簽訂的，如果缺乏監管，有些企業內部的合同經辦人員為了謀求私利可能會與合同的對方當事人相互串通，簽訂虛假的經濟合同，套取企業資金，給企業造成不必要的損失。 

（2） 價格虛高。合同條款表述不清，很多企業在簽訂合同時缺乏必要的市場調研，對市場信息掌握不夠，未按市場行情及時調整價格，未進行招標，對價款組成部分的包裝費、運輸費缺乏明確約定等。此外，合同條款內容未按規范進行表述，容易使合同雙方在供貨時間、標的物規范及費用的負擔上引起不必要的糾紛。 

（3） 合同條款執行不嚴，未能有效追究違約責任。有些企業材料采購合同條款中違約責任的規定形同虛設，不能嚴格予以執行，有些企業由于計劃、倉儲與驗收、生產部門脫節，導致合同履行不力，甚至出現對方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款，給企業造成經濟損失。 

（4） 合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一些不正當手段，如對采購人員行賄套取企業采購標底，給與虛假優惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品等，以此損害公司的經濟利益。 

 

（二） 采購成本方面的風險  影響材料采購成本的風險因素具體包括以下幾個方面： 

（1） 采購前期費用。一般來說，材料供應計劃確定以后，供應部門就回著手開始采購活動。采購的前期工作包括市場調查、質量評審、信用評估、供需洽談及派出人員現場調查等。這個方面如果控制不好，就會出現信息失真、欺上瞞下、差旅費用過高等問題。 

（2） 采購價格。采購價格直接決定原材料的采購成本。一定量的產品最終所需的原材料的數量是一定的，因此采購價格的高低會極大影響產品制造成本。采購活動中經常出現的價格差，就是由供應者和采購者的市場信息不對稱所致。供應者憑借較為充分的相關信息，常常占據較大的優勢。 

（3） 采購批量。企業生產宏觀的連續性和微觀的周期性，決定了企業持續而且批量采購，采購次數越頻繁，儲備資金越低，資金周轉率越高，但采購前期費用和采購價格就會越高。 

（4） 質量特性。不同產品所用的原材料質量等級不同，同一產品不同部位使用的原材料質量等級也不同，因此，應按其質量特性高低劃分不同等級進行分類管理并實施不同控制。    

 

六、采購及付款業務的風險應對 

1、 采購合同風險的對策  針對采購合同中存在的問題，企業可以采取下列措施加以應對： 

（1） 對采購合同進行全方位內部審計。在采購合同審計中，應運用簽約審計、結算審計與消耗審計策略應對合同風險。簽約審計重點是針對材料采購合同中盲目采購、虛假采購和擴大消耗、虛增成本等問題。為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費現象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率：另外，貫徹訂貨選廠、產品選型、質量選優、價格選廉、供貨選塊、服務選佳的宗旨，做好合同條款和價格的審計。結算審計是材料采購合同價款支付之前的最后一關，針對經常容易出現的高于合同約定結算、不按合同條款履行、結算手續不完善、結算多付款等問題，應該以合同約定為依據，做到物資驗收單、運貨單、發貨單與合同書約定相符，入庫產品的品種、規格、質量、價格與合同約定相符。消耗審計作為一中跟蹤審計手段，主要目的是監督真實消耗，通過核實計劃用量與實際用量之間的差異，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，并提出相關的管理建議。 

（2） 審查采購合同價格。為確保采購合同價格審定的科學、合理與公平，企業可以根據實際情況，采取以下價格審查方法。一是價格咨詢法。對于價格變動頻繁且市場用量較大的通用材料，以及價格相對公開的產品，利用上網咨詢、電話咨詢等方式，掌握當期價格的升降幅度以及變動因素，從而提供合理的市場參考價格。二是中標價格法。按照《招投標法》的規定，對大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標采購方式，落實中標價格和中標品種。三是最高限價法。對政府定價的產品和價格相對穩定且價值較低的物資，根據歷史資料，直接實行最高限價。四是價格庫應用法。在建立管理信息系統的企業，凡是已經簽約過的價格全部存放在價格數據庫中，隨時調閱、修正，實行自動比價。五是成本測算法。對新產品和特殊加工制作產品實施成本測算，依據產品的科技含量和技術標準，測算人工、材料、機械費用，科學確定產品價格。 

 

2．采購成本風險的對策  控制采購成本應從兩個層面入手即從技術層面提高業務的執行能力和從系統建設方面創建采購的環境，即COSO（全國虛假財務報告委員會下屬的發起人委員會）報告中所說的控制環境和控制活動，并不斷從這兩個方面持續改進。    

（1）充分進行采購市場的調查和信息收集。一個企業的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調查和信息的收集整理。只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格走勢，使自己處于有利地位，如有條件，企業可設專人從事這方面工作，定期形成調研報告。 

（2）建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動，提高效率，杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為，采購制度規定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規定采購的物品要向供應商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應商，并把所選的供應商及其報價填在請購單上，還可規定超過一定金額的采購須附上三個以上的書面報價等，以供財務部門或內部審計部門稽核。 

（3） 建立供應商檔案和準入制度。對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行帳號等，每一個供應商檔案都應經過嚴格審核才能歸檔。企業的采購必須在以歸檔的供應商中進行。供應商檔案應定期或不定期的更新，并有專人管理。同事要建立供應商準入制度。重點材料的供應商須經質檢、物料、財務等部門聯合考核后才能進入，如有可能要到供應商生產地實地考核。企業要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商。 

（4） 建立價格檔案和價格評價體系。企業采購部門要對所有的采購材料建立價格檔案。對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異原因，如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，以此分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。可以一季度或半年進行一次。 

（5） 選擇有利的付款條件。如果企業資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。此外，對于進口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也要格外注意。 

（6） 把握價格變動的時機。材料價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動。因此，采購人員應注意價格變動規律，把握采購時機。如企業所用的主要原材料價格不斷上升，采購部門能把握好時機和采購數量，就會給企業帶來很大的經濟效益。  （7） 以競爭招標的方式牽制供應商。對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行競爭招標。此舉往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。 

（8） 向制造商直接采購或結成同盟聯合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環節，降低采購成本，同事制造商的技術服務、售后服務會更好，另外，有條件的幾個同類廠家可結成同盟聯合訂購，以克服單個廠家訂購數量小而得不到更多優惠的矛盾。    

 

七、采購業務內部控制應注意的問題   

（一）編制需求計劃和采購計劃 　　采購業務從計劃（或預算）開始，包括需求計劃和采購計劃。企業實務中，需求部門一般根據生產經營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后，統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。該環節的主要風險是：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業生產經營計劃不協調等。 　　主要管控措施：第一，生產、經營、項目建設等部門，應當根據實際需求準確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，經專業技術部門研討后，經具備相應審批權限的部門或人員審批。第二，采購計劃是企業年度生產經營計劃的一部分，在制定年度生產經營計劃過程中，企業應當根據發展目標實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業剛性指令嚴格執行。 

 

（二）請購 　　請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環節的主要風險是：缺乏采購申請制度，請購未經適當審批或超越授權審批，可能導致采購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營。 　　

主要管控措施：

第一，建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。企業可以根據實際需要設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排企業的采購計劃。

第二，具有請購權的部門對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

第三，具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內容是否準確、完整，是否符合生產經營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算范圍內等。對不符合規定的采購申請，應要求請購部門調整請購內容或拒絕批準。 

 

（三）選擇供應商 　　選擇供應商，也就是確定采購渠道。它是企業采購業務流程中非常重要的環節。該環節的主要風險是：供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。 　　

主要管控措施：

第一，建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業統一的供應商網絡。企業新增供應商的市場準入、供應商新增服務關系以及調整供應商物資目錄，都要由采購部門根據需要提出申請，并按規定的權限和程序審核批準后，納入供應商網絡。企業可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。             

第二，采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。 

第三，建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價，根據考核評價結果，提出供應商淘汰和更換名單，經審批后對供應商進行合理選擇和調整，并在供應商管理系統中作出相應記錄。 

 

（四）確定采購價格 　　如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環節的主要風險是：采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監控，引起采購價格不合理，可能造成企業資金損失。 　　

主要管控措施：

第一，健全采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩定的物資，通過招標、聯合談判等公開、競爭方式簽訂框架協議。

第二，采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。建立采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。 

 

（五）訂立框架協議或采購合同 　　框架協議是企業與供應商之間為建立長期物資購銷關系而作出的一種約定。采購合同是指企業根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，該協議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規定（企業向供應商支付合同規定的金額、結算方式，供應商按照約定時間、期限、數量與質量、規格交付物資給采購方）。該環節的主要風險是：框架協議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢；未經授權對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害。 　　

主要管控措施：

第一，對擬簽訂框架協議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協議的簽訂應引入競爭制度，確保供應商具備履約能力。

第二，根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規定權限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。

第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統一規定。 

 

（六）管理供應過程 　　管理供應過程，主要是指企業建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨情況，并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。該環節的主要風險是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。 　　

主要管控措施：

第一，依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。

第二，對重要物資建立并執行合同履約過程中的巡視、點檢和監造制度。對需要監造的物資，擇優確定監造單位，簽訂監造合同，落實監造責任人，審核確認監造大綱，審定監造報告，并及時向技術等部門通報。

第三，根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。 

 

（七）驗收 　　驗收是指企業對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。該環節的主要風險是：驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。 　　

主要管控措施：

第一，制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。

第二，驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性強的、大宗的和新、特物資，還應進行專業測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。

第三，對于驗收過程中發現的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構或人員應當立即向企業有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的，采購部門要按照合同約定索賠。 

 

（八）付款 　　付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。該環節的主要風險是：付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業資金損失或信用受損。 　　

主要管控措施：企業應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容，審核無誤后按照合同規定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關注以下方面：

第一，嚴格審查采購發票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。如審查發票填制的內容是否與發票種類相符合、發票加蓋的印章是否與票據的種類相符合等。企業應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發現異常情況，應當拒絕向供應商付款，避免出現資金損失和信用受損。

第二，根據國家有關支付結算的相關規定和企業生產經營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外，采購價款應通過銀行辦理轉賬。

第三，加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施，盡快收回款項。 

 

（九）會計控制 　　會計控制主要指采購業務會計系統控制。該環節的主要風險是：缺乏有效的采購會計系統控制，未能全面真實地記錄和反映企業采購各環節的資金流和實物流情況，相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業采購業務未能如實反映，以及采購物資和資金受損。 　　

主要管控措施：

第一，企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業票據、款項支付等情況，做好采購業務各環節的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發對賬函，核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，對供應商提出的異議應及時查明原因，報有權管理的部門或人員批準后，做出相應調整。

 

 

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文