4.4.4應付管理系統(tǒng)

  企業(yè)現(xiàn)狀及存在的問題

萬向錢潮營銷有限公司對憑證的處理，對應付帳款的管理仍停留在手工階段，同業(yè)務處的信息集成仍未實現(xiàn)。主要表現(xiàn)在：

1、對于到料不到帳、帳到不到料的情況很難統(tǒng)計。

2、分公司與異地配送中心的移庫工作，為了控制物料，公司需要建立臺帳，但由于信息不暢通，導致三方對帳困難，

3、企業(yè)管理人員不能得到各分公司的應付款情況和實際付款情況，導致無法合理、有效的支付欠款，從而影響企業(yè)信譽度。

具體需求

1、支持對應付帳款帳務的處理

2、用戶可以自由定義相關的記帳憑證，并自動生成憑證數(shù)據(jù)。

3、以查詢和審核已生成的記帳憑證。并可以通過接口，傳人到帳務系統(tǒng)中。

4、支持預付款處理，并能自動沖銷

5、支持預付定金和已付款的清帳處理。

6、支持對供應商的應付款情況的管理

7、可以對每一筆應付款情況和已付款情況進行管理

8、根據(jù)應付和已付款的處理，可以跟蹤到每張發(fā)票的欠款金額和欠客戶的總金額，便于合理地支付欠款。

9、支持對供應商的帳齡分析

10、可以進行帳齡分析，供決策人員作資金使用的決策之用。

11、提供多種統(tǒng)計資料和報表格式

12、提供已結案和未結案的項目查詢

13、提供應付帳款和已付帳款的明細報告。

14、根據(jù)應付、已付款明細帳，可以按時間段統(tǒng)計匯總應付、已付金額。

15、可按時間段統(tǒng)計采購運輸帶來的其它費用金額，包括保險費、運雜費等。

16、可按需要提供某時間段的付款及欠款金額，向決策者提供流動資金需求量的準確信息。

其他需求

1、實現(xiàn)與總帳、固定資產(chǎn)、項目、采購、庫存、應收、現(xiàn)金管理、Web供應商等多種應用系統(tǒng)的集成。

2、維護物料實際價和票據(jù)日期。

3、可與采購訂單進行匹配。

解決方案

根據(jù)萬向錢潮營銷有限公司的應收帳款的業(yè)務現(xiàn)狀與未來發(fā)展規(guī)化，Oracle系統(tǒng)將從以下幾個方面就應付帳款解決方案進行闡述：

1．供應商（分公司）管理

Oracle應付款系統(tǒng)通過對以下信息的管理實現(xiàn)對供應商的管理：

供應商編碼

供應商名稱

供應商地點

供應商類型

2．發(fā)票管理

發(fā)票的確認時間：發(fā)票錄入系統(tǒng)時間

發(fā)票與入帳單據(jù)的匹配：例如，發(fā)票價格、數(shù)量同采購訂單的價格及驗收入庫數(shù)量匹配。

發(fā)票的編碼方式：有兩種，在發(fā)票層次和發(fā)票組織層次。

3．應付款業(yè)務類型

庫存材料采購業(yè)務

員工各類費用報銷業(yè)務

供應商預付款和員工借支款業(yè)務

各類付款業(yè)務

4．付款管理

Oracle應付業(yè)務系統(tǒng)中對于應付款的核銷具有嚴謹要求：

只有完全審核無誤的發(fā)票，方可進行付款核銷業(yè)務。對于不符合審批條件的發(fā)票會在發(fā)票審核時提供暫掛原因以供查詢與處理。

有多樣化的付款方式可供選擇，包括現(xiàn)金、支票、匯款等。

提供靈活多樣的付款條件設置，如收貨后立即付款、收貨后一個月付款或西方國家盛行的現(xiàn)金折扣設置如2％10，Net 30等。

對需分期付款的發(fā)票，能按分期要求設置付款日期和金額。

5．外幣業(yè)務處理

在Oracle業(yè)務系統(tǒng)里，同時能處理多幣種業(yè)務。當外幣發(fā)票形成相應的外 幣發(fā)票付款時，系統(tǒng)會 自動匹配形成匯 兌損益進入相應的會計科目。

6．查詢與報表、帳齡分析

Oracle應付帳款系統(tǒng)提供了有關發(fā)票、付款、帳務處理、供應商等標準報表80多張。

同時提供了豐富的在線查詢功能，包括指定供應商發(fā)票信息的查詢、已付及負債余額的查詢，發(fā)票付款歷史的查詢、應付款帳齡分析等 。

4.4.5現(xiàn)金管理系統(tǒng)

  具體需求

1、支持自動或手工記錄銀行對帳單、自動或手工調(diào)節(jié)銀行對帳單。

2、調(diào)節(jié)本系統(tǒng)和外部系統(tǒng)中的業(yè)務，可以查看現(xiàn)有的調(diào)節(jié)業(yè)務，在調(diào)節(jié)前清算付款和收款。

3、可以自動產(chǎn)生各種事項以便記錄企業(yè)的未達帳項。

4、自動產(chǎn)生調(diào)節(jié)會計分錄，以便能查出由于貨幣波動和銀行手續(xù)費或差錯而造成的清理總額和記錄總額之間的差異。

5、可以設定調(diào)帳允差水平、調(diào)帳操作選項和例外控制規(guī)則等。

6、可以存檔或者清除銀行對帳單。

7、系統(tǒng)應可以從財務系統(tǒng)的其他部分的數(shù)據(jù)來源來估計現(xiàn)金流動。

8、可以采取多種方式定義現(xiàn)金預測模式，例如：分階段預測、按照來源選擇跨組織預測，可以以任一貨幣產(chǎn)生預測，可以估算和分析外幣匯兌風險。

9、允許多種格式的查詢，以便復查對帳和現(xiàn)金預測活動；

10、有一定的標準報表并可以打印，從而控制系列事項：包括現(xiàn)金預測、分析銀行對帳單、確認用于對帳的交易、比較銀行合總帳余額、審記銀行對帳單和憑證號碼。

解決方案

Oracle現(xiàn)金管理系統(tǒng)提供以下標準解決方案：

現(xiàn)金管理：Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)除了提供貨幣資金（現(xiàn)金，銀行存款）收發(fā)存日常核算管理功能之外，還具有資金按對應用途項目的計劃與控制等各項管理功能，特別是對貨幣資金的明細帳戶劃轉(zhuǎn)與收入支出的登記反映設置了嚴格的安全防范措施。真正實現(xiàn)了對資金流量的動態(tài)實時管理。

銀行調(diào)節(jié)：現(xiàn)金管理系統(tǒng)將維護您要調(diào)節(jié)的每個銀行對帳單的信息。您可以使用“現(xiàn)金管理銀行對帳單開放接口”來裝入由銀行提供的銀行對帳單信息，或者人工輸入并更新銀行對帳單。系統(tǒng)將保留所有用于審計和參考用途的銀行對帳單信息，直到您將其清除為止。

現(xiàn)金預測：可以按天數(shù)或期間等多種方式進行現(xiàn)金預測定義，與其它電子表格應用程序自動集成。可以修改、查詢、報告現(xiàn)金預測，并具有外端接口導出功能。

以下是本公司針對萬向錢潮營銷有限公司提出的具體需求所做出的解決方案：

1．支持自動或手工記錄銀行對賬單、自動或手工調(diào)節(jié)銀行對賬單。

在Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)中，您可以選擇：

自動調(diào)節(jié) -- 銀行對賬單明細與系統(tǒng)事務處理自動匹配并進行調(diào)節(jié)。此方法特別適用于調(diào)節(jié)具有大量事務處理的銀行賬戶。

人工調(diào)節(jié) -- 此方法要求您人工匹配銀行對賬單明細和會計事務處理。此方法特別適用于調(diào)節(jié)具有少量每月事務處理的銀行賬戶。您也可以使用人工調(diào)節(jié)方法來調(diào)節(jié)任何無法自動調(diào)節(jié)的銀行對賬單明細。

2．可以自動產(chǎn)生各種事項以便記錄企業(yè)的未達賬項；自動產(chǎn)生調(diào)節(jié)會計分錄，以便能查出由于貨幣波動和銀行手續(xù)費或差錯而造成的清理總額和記錄總額之間的差異。

Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)會自動反映已結金額和原始付款額之間的差額，不管引起的原因是由于匯率波動、銀行手續(xù)費，還是由于銀行差錯。

在您使用 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)調(diào)節(jié)付款時，系統(tǒng)將對您在 Oracle 應付款管理系統(tǒng)“銀行”窗口中指定的“現(xiàn)金”、“現(xiàn)金結算”、“已實現(xiàn)損益”、“銀行手續(xù)費”和“銀行差錯”賬戶自動創(chuàng)建會計分錄。您可以將由現(xiàn)金管理系統(tǒng)付款調(diào)節(jié)引起的會計分錄從應付款管理系統(tǒng)傳送至總賬管理系統(tǒng)。

現(xiàn)金管理系統(tǒng)將自動計算在付款創(chuàng)建和付款調(diào)節(jié)時間之間由匯率波動引起的已實現(xiàn)損益。另一方面，Oracle 應付款管理系統(tǒng)將計算發(fā)票分錄和付款時間之間的已實現(xiàn)損益。

3．可以設定調(diào)賬允差水平、調(diào)賬操作選項和例外控制規(guī)則等。

您在啟用賬套的預算控制時，可指定預算控制組。預算控制組包括一套用于強制預算控制的選項。您可以為您要強制預算控制的明細和匯總賬戶定義預算控制選項。

您只能在用戶層查看此配置文件選項。您的系統(tǒng)管理員必須在地點、應用、責任或用戶層設置此配置文件選項。

4．可以存檔或者清除銀行對賬單。

您可以在將銀行對賬單導入現(xiàn)金管理系統(tǒng)之后，從銀行對賬單開放接口表清除其信息。您也可以在清除此信息之前將其存檔。您也可以按銀行對賬單表進行清除和存檔。

存檔時，現(xiàn)金管理系統(tǒng)會從開放接口表或銀行對賬單表將所有頁眉和對賬單行信息復制到系統(tǒng)維護的特殊存檔表。

5．系統(tǒng)應可以從財務系統(tǒng)的其他部分的數(shù)據(jù)來源來估計現(xiàn)金流動。

您可以從 Oracle 應收款管理系統(tǒng)、Oracle 訂單分錄管理系統(tǒng)和 Oracle 總賬管理系統(tǒng)即時訪問 Oracle 現(xiàn)金管理系統(tǒng)中現(xiàn)金預測流程的現(xiàn)金流入信息。現(xiàn)金流出信息則來自 Oracle 應付款管理系統(tǒng)、Oracle 采購管理系統(tǒng)、Oracle 工薪管理系統(tǒng)和 Oracle 總賬管理系統(tǒng)。使用“預測開放接口”，您還可以包括來自外部系統(tǒng)的現(xiàn)金流入。

6．可以采取多種方式定義現(xiàn)金預測模式，例如：分階段預測、按照來源選擇跨組織預測，可以以任一貨幣產(chǎn)生預測，可以估算和分析外幣匯兌風險。

使用來自其它 Oracle 應用產(chǎn)品和外部系統(tǒng)的來源，您可以根據(jù)預定義的現(xiàn)金預測模板生成現(xiàn)金預測。您可以選擇是否按天數(shù)或期間進行預測，并且可以選擇使用多個 GL 來源和明細層來組織每個模板的方式。與 Oracle 應用產(chǎn)品和其它電子表格應用程序的自動集成為您提供了企業(yè)范圍的現(xiàn)金信息和管理。

您可以創(chuàng)建現(xiàn)金預測模板，從中可以生成定期現(xiàn)金預測，以計劃您的現(xiàn)金流量和現(xiàn)金需求。一旦您生成了現(xiàn)金預測，則可以對其進行修改、查詢、報告，并簡單地將其導出至 Microsoft Excel 或任何電子表格應用程序。

Oracle現(xiàn)金管理系統(tǒng)使您可以創(chuàng)建無限次現(xiàn)金預測。現(xiàn)金預測以電子表格格式表示，包括行（現(xiàn)金流入或流出）和欄（期間）。每行均是來源類型而每欄均是預測期間。每行和每欄的交叉部分是包含預測金額的單元格。

Oracle現(xiàn)金管理系統(tǒng)使您可以使用組織間的數(shù)據(jù)，并且以任意幣種來創(chuàng)建預測。您也可以使用現(xiàn)金預測來幫助確定您的貨幣風險程度。

7．調(diào)節(jié)本系統(tǒng)和外部系統(tǒng)中的業(yè)務，可以查看現(xiàn)有的調(diào)節(jié)業(yè)務，在調(diào)節(jié)前清算付款和收款；允許多種格式的查詢，以便復查對賬和現(xiàn)金預測活動；

Oracle現(xiàn)金管理系統(tǒng)為您提供了多種查詢路徑和方式，以下是一些實例：

“查看銀行對賬單調(diào)節(jié)”窗口：使用此窗口可以復核對賬單調(diào)節(jié)、明細和狀態(tài)。

查看銀行對賬單行窗口

查看可用批窗口

查看可用事務處理窗口

查看已調(diào)節(jié)事務處理窗口顯示已調(diào)節(jié)的事務處理行：您可以查看每一行的類型和編號、原始幣種和金額、銀行帳戶幣種金額、已結金額、已結日期以及 GL 日期。

查看沖銷窗口

查看調(diào)節(jié)差錯窗口

查看可用事務處理窗口：您可以查找并查看可用于與銀行對賬單行進行調(diào)節(jié)的事務處理。

查看現(xiàn)金預測窗口：使用此窗口，您可以查找并查看現(xiàn)金預測。

8．有一定的標準報表并可以打印，從而控制系列事項：包括現(xiàn)金預測、分析銀行對賬單、確認用于對賬的交易、比較銀行合總賬余額、審記銀行對賬單和憑證號碼。

Oracle提供多種標準報表定義功能，您可以從“活動”菜單選擇打印，窗口會提示您諸如要打印的打印機、打印的圖像大小、打印方向、打印份數(shù)、圖像保存格式（如果要將其保存為文件）之類的信息。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文